Está tudo indo bem no WeChat com a fábrica: preço, quantidade e entrega acertados — aí chega uma PI para a sua confirmação. Você dá uma olhada, responde “OK” e transfere o dinheiro. Um mês depois, a mercadoria não chegou. Você resgata a PI para reclamar — e descobre que não há data de entrega nem multa por atraso. Você está segurando um papel que não prova nada.
Já vimos essa história muitas vezes. Ao comprar na China, a PI (fatura proforma) é o seu contrato — a maioria dos pedidos nunca ganha um contrato de venda formal em inglês, então a PI confirmada é toda a base legal do negócio. Quanto mais clara ela for, mais seguro é o seu pedido. Com base em dez anos em Guangzhou e milhares de PIs processadas, este guia cobre o que é uma PI, os 10 campos que toda PI deve especificar, as 5 armadilhas que pegam a maioria dos compradores, quando um contrato formal é necessário e o que um agente de sourcing verifica por você.
O que uma PI Realmente É: Fatura Proforma ≠ Fatura Comercial
A PI é o documento de cotação e confirmação que o fornecedor envia ao comprador antes de a transação real começar, colocando por escrito o produto, a quantidade, o preço, as condições de pagamento e a data de entrega acordados. Uma vez que os dois lados a confirmam (assinatura, carimbo ou resposta por escrito), ela tem força contratual na prática do comércio exterior chinês.
Muitos compradores a confundem com a Fatura Comercial (CI):
| Ponto de comparação | PI (Fatura Proforma) | CI (Fatura Comercial) |
|---|---|---|
| Quando é emitida | Antes do pedido/pagamento, para confirmar os termos | Após o embarque / no desembaraço, para liquidar o pagamento |
| Finalidade | Fixa os termos: preço, entrega, forma de pagamento | Registra a transação: itens embarcados e valores |
| Valor legal | Funciona como contrato assim que os dois lados confirmam | Evidência para a liquidação e o desembaraço aduaneiro |
| Quem precisa dela | Confirmação do comprador + pagamento bancário (em alguns países) | Desembaraço aduaneiro no destino, contabilidade do comprador |
Guarde assim: a PI é “combinar primeiro”, a CI é “acertar depois”. Antes de pagar, examine a PI; no desembaraço, use a CI.
Os 10 Campos que Toda PI Deve Especificar
Nós revisamos PIs contando os campos primeiro. Tem menos do que a lista abaixo? Peça ao fornecedor para completá-la antes de você pagar:
- Dados completos do comprador e do vendedor: nome da empresa, endereço registrado, pessoa de contato, telefone/e-mail — o suficiente para identificar a pessoa jurídica, não apenas um nome
- Descrição do produto: nome, modelo, especificação, material, cor, dimensões — quanto mais específico, mais difícil para a fábrica trocar os materiais
- Quantidade e unidade: quantidade, unidade de medida (peças/jogos/kg) e a tolerância permitida de embarque a mais ou a menos (geralmente ±5%)
- Preço unitário e moeda: preço unitário, moeda (USD/CNY) e se o preço inclui ou exclui impostos
- Valor total: em algarismos e por extenso (USD 12.340,00 / Doze Mil Trezentos e Quarenta Dólares Americanos) — erros de valor são a causa nº 1 de disputas de PI
- Condições de pagamento: % de entrada, % de saldo e quando o saldo vence (contra a cópia do Conhecimento de Embarque? após a aprovação na inspeção?) — esta linha decide a segurança do seu dinheiro; veja a Armadilha 2
- Prazo de produção: tempo de produção + o ponto de partida (recibo da entrada? confirmação da amostra aprovada?) + a data de embarque prevista
- Incoterms: FOB/CIF/DDP, etc. — define quem é responsável até que ponto e onde o risco é transferido; veja a Armadilha 3
- Embalagem e marcas de embarque: embalagem interna, dimensões da caixa, unidades por caixa, detalhes da marcação (consignatário/número do pedido) — evita embarques misturados e disputas de quantidade
- Período de validade: por quanto tempo a cotação vale (geralmente 15–30 dias) — impede que a fábrica aumente o preço depois com a desculpa de “aumento no custo dos materiais”
Pontos extras: uma cláusula de garantia (ex.: 12 meses), uma cláusula de inadimplemento (ex.: multa diária por atraso na entrega) e uma cláusula de resolução de disputas (foro de arbitragem / lei aplicável).
As 5 Armadilhas Contratuais que Pegam a Maioria dos Compradores
Armadilha 1: Data de entrega vaga — “embarcar em 15 dias” a partir de quando?
“Embarcar em até 15 dias” numa PI é o mesmo que não escrever nada. Qual é o ponto de partida? Recibo da entrada? Aprovação da amostra? A data do pedido? Já vimos “entrega em 30 dias” virar “contamos a partir da chegada da matéria-prima” 45 dias depois do pagamento.
O jeito certo: “Produção concluída e embarque providenciado em até 25 dias após o recebimento da entrada de 30%; para cada dia de atraso, multa de 0,1% do valor total do contrato.” Ponto de partida, dias e multa — os três são essenciais.
Armadilha 2: Condições de pagamento desconectadas da inspeção — você paga o saldo e só então descobre os defeitos
A armadilha clássica: “30% de entrada, 70% pagos antes do embarque.” No papel parece bom, mas quem decide o “antes do embarque”? A fábrica declara a mercadoria pronta e pede o saldo; você paga; a mercadoria chega com defeitos — sem nenhum incentivo para a fábrica corrigir qualquer coisa.
O jeito certo: “30% de entrada, 40% pagos após a aprovação na inspeção, 30% contra a cópia do Conhecimento de Embarque” (ou “saldo integral após a inspeção”). Amarre o seu saldo ao resultado da inspeção, e a fábrica vai levar a qualidade a sério — a alavanca de qualidade mais eficaz no sourcing na China.
Armadilha 3: Incoterms errados — CIF até o porto ≠ entrega na sua porta
Importadores de primeira viagem são os que mais erram ao avaliar o CIF, achando que “custo, seguro e frete” significa porta a porta — aí o desembaraço no porto, os impostos e a entrega viram custos extras. Com FOB você assume tudo após o carregamento; com CIF o vendedor cobre até o porto de destino (sem desembaraço e entrega); DDP é entregue com impostos pagos na sua porta.
O custo de errar: num pedido de US$ 20.000, a diferença oculta entre CIF e DDP pode chegar a US$ 3.000–5.000 (frete, impostos, desembaraço, entrega). Ainda não tem um agente de carga? O DDP dá o custo total mais controlável; com agente de carga próprio, o FOB é o mais transparente. A pior escolha é o CIF — o trecho depois do porto não pertence a ninguém, então é o mais fácil de subestimar no orçamento.
Armadilha 4: Valores pouco claros — RMB ou USD, com ou sem impostos
“Preço unitário 50” — 50 do quê? RMB ou USD? 13% de IVA incluído? Quem absorve a variação cambial? Sem isso, na hora do pagamento cada lado interpreta do seu jeito. Moeda, tratamento tributário e a data de referência da taxa de câmbio têm que estar escritos. Já vimos uma cotação em RMB liquidada pela taxa do USD do dia custar 3–5% a mais ao comprador.
Armadilha 5: Especificações que só dizem “conforme amostra aprovada” — sem número, sem data
“Produção conforme a amostra aprovada” — qual amostra aprovada, e qual versão? Ela foi revisada três vezes durante o desenvolvimento? Essa frase não significa nada. O jeito certo: colocar o número e a data de aprovação da amostra na PI e enviar as fotos da amostra aprovada para a fábrica. Se a produção em série não bater com ela, é a única evidência com que você pode argumentar.
Quando você precisa de um contrato formal?
Para a maioria dos pedidos de rotina, uma PI bem escrita é suficiente. Em quatro situações, porém, recomendamos fortemente adicionar um contrato de venda formal:
| Situação | Por que o contrato é necessário |
|---|---|
| Pedido de alto valor (> US$ 10.000) | Quanto maior o pedido, mais caro é um fracasso — só um contrato cobre a responsabilidade por inadimplemento |
| Produção OEM / personalizada | Desenhos, moldes e propriedade intelectual precisam de acordo por escrito — uma PI não comporta isso |
| Embarques divididos / múltiplos | Quantidade, prazos e aceitação de qualidade precisam ser acordados lote por lote |
| Pagamento por carta de crédito (L/C) | Os bancos exigem que os termos do contrato coincidam com os da L/C, senão se recusam a pagar |
O contrato formal não precisa ser complicado — basta transformar os 10 campos da PI em cláusulas, acrescentando garantia, responsabilidade por inadimplemento e resolução de disputas.
O que um Agente de Sourcing Verifica por Você na Etapa do Contrato
Muitos compradores acham que o agente de sourcing serve só para encontrar produtos e inspecionar mercadorias. Na verdade, é na etapa do contrato que o valor do agente é mais subestimado — e mais concreto:
- Revisão da PI: verificação campo por campo — valor por extenso vs. em algarismos, moeda, ponto de partida da entrega, Incoterms. Aquela checagem minuciosa que você prefere pular, o agente faz por você
- Alinhamento chinês-inglês: quando o contrato em chinês da fábrica e o seu entendimento em inglês divergem, o agente media para que o “eu presumi” e o “eles presumiram” nunca se afastem
- Vincular o pagamento à inspeção: escrever nos termos o vínculo saldo-inspeção, para que a alavanca de qualidade funcione de verdade
- Gestão de amostras e evidências: arquivar fotos da amostra aprovada, versões da PI e registros de conversas — um rastro documental para quando surgirem disputas
- Poder local: quando uma fábrica atrasa ou embarca a mercadoria errada, um agente presencial negocia — muito mais eficaz do que ligações do exterior
FAQ
P: Uma PI confirmada pelos dois lados vale como contrato? R: Na prática do comércio exterior chinês, uma PI confirmada por ambos os lados (assinatura / carimbo / confirmação por escrito) é reconhecida como base contratual — mas exija um ato de confirmação explícito: uma resposta de “confirmado” ou uma cópia carimbada de volta, não um “OK” verbal, que é difícil de provar.
P: Posso usar só a PI e pular o contrato formal? R: Para pedidos de rotina, sim. Para pedidos de alto valor, personalizados ou com embarques divididos, adicione um contrato formal (veja acima). O princípio: quanto maior o risco, mais grossa a papelada.
P: Qual é uma porcentagem de entrada razoável? R: A prática do setor é 30% de entrada e 70% de saldo; itens personalizados ou categorias com matéria-prima cara podem chegar a 40–50%. Cuidado com os dois extremos: menos de 20% pode indicar uma fábrica sem confiança (ou um golpe pescando valores pequenos); 100% antecipado é quase certamente fraude.
P: E se a fábrica tentar aumentar o preço depois que a PI foi emitida? R: Verifique o período de validade e os termos de preço da PI. Com um, a fábrica não pode aumentar o preço dentro dele; sem um, é negociação. É por isso que a PI precisa declarar “válida por 15–30 dias” — a disciplina contratual tem que ser escrita de antemão; você não a discute para fazê-la existir depois.
P: Como lidar com mudanças no pedido (quantidade/data de entrega)? R: Qualquer mudança exige uma nova PI confirmada ou uma adenda assinada que diga o que mudou e quando entra em vigor. Acordos verbais para alterar datas ou quantidades são apenas material para negação posterior. Arquive a adenda junto com a PI original.
Próximos Passos
Uma PI bem escrita é a última linha de defesa antes de você pagar: escolha a sua cidade de sourcing (Guangzhou ou Yiwu) → auditoria de fábrica → amostragem → contrato/PI → pagamento → inspeção → embarque. Cada etapa tem o seu próprio guia nesta série — veja Guangzhou vs Yiwu, o guia de auditoria de fábrica, o guia do processo de amostras, como pagar fornecedores chineses com segurança, a inspeção pré-embarque e o embarque da China.
Estamos sediados em Guangzhou; negociar termos, revisar PIs e vincular o pagamento à inspeção é o nosso trabalho do dia a dia. Precisa de um segundo par de olhos nos termos do contrato, de uma PI revisada antes de pagar ou de todo o processo nas mãos de uma equipe local? Fale conosco — responderemos em até 48 horas com uma proposta por escrito.
