Auf WeChat läuft alles bestens mit der Fabrik: Preis, Menge und Lieferung sind geklärt — dann kommt eine PI zur Bestätigung bei Ihnen an. Sie werfen einen kurzen Blick darauf, antworten „OK” und überweisen das Geld. Einen Monat später ist die Ware immer noch nicht da. Sie kramen die PI hervor, um Ihren Anspruch zu belegen — und finden weder ein Lieferdatum noch eine Vertragsstrafe für Verspätung. Sie halten ein Stück Papier in der Hand, das nichts beweist.
Diese Geschichte haben wir viel zu oft erlebt. Beim Sourcing in China ist die PI (Proformarechnung) Ihr Vertrag — die meisten Bestellungen erhalten nie einen formellen englischsprachigen Verkaufsvertrag, die bestätigte PI ist also die gesamte rechtliche Grundlage des Geschäfts. Je klarer sie ist, desto sicherer ist Ihre Bestellung. Dieser Leitfaden stützt sich auf zehn Jahre Erfahrung in Guangzhou und Tausende bearbeitete PIs. Er behandelt, was eine PI ist, welche 10 Felder jede PI enthalten muss, in welche 5 Fallen die meisten Käufer tappen, wann ein formeller Vertrag nötig ist und was ein Sourcing-Agent für Sie prüft.
Was ist eine PI wirklich: Proformarechnung oder Handelsrechnung?
Eine PI ist das Angebots- und Bestätigungsdokument, das der Lieferant dem Käufer vor Beginn der eigentlichen Transaktion sendet und in dem Produkt, Menge, Preis, Zahlungsbedingungen und Liefertermin schriftlich festgehalten sind. Sobald beide Seiten sie bestätigt haben (Unterschrift, Stempel oder schriftliche Antwort), hat sie in der chinesischen Außenhandelspraxis Vertragskraft.
Viele Käufer verwechseln sie mit der Handelsrechnung (Commercial Invoice, CI):
| Vergleichspunkt | PI (Proformarechnung) | CI (Handelsrechnung) |
|---|---|---|
| Wann sie ausgestellt wird | Vor Bestellung/Zahlung, zur Festlegung der Konditionen | Nach dem Versand / bei der Zollabfertigung, zur Zahlungsabwicklung |
| Zweck | Legt die Konditionen fest: Preis, Lieferung, Zahlungsart | Dokumentiert die Transaktion: versendete Waren und Beträge |
| Rechtliche Stellung | Wirkt als Vertrag, sobald beide Seiten bestätigt haben | Nachweis für Abrechnung und Zollabfertigung |
| Wer sie braucht | Bestätigung des Käufers + Bankzahlung (in manchen Ländern) | Zollabfertigung im Zielland, Buchhaltung des Käufers |
Merken Sie es sich so: die PI ist „erst vereinbaren”, die CI ist „später abrechnen”. Prüfen Sie die PI gründlich, bevor Sie zahlen; bei der Zollabfertigung nutzen Sie die CI.
Welche 10 Felder muss jede PI enthalten?
Wir prüfen PIs, indem wir zuerst die Felder zählen. Fehlt etwas aus der folgenden Liste? Lassen Sie die PI vom Lieferanten vervollständigen, bevor Sie zahlen:
- Vollständige Angaben zu Käufer und Verkäufer: Firmenname, eingetragener Sitz, Ansprechpartner, Telefon/E-Mail — genug, um die juristische Person zweifelsfrei zu identifizieren, nicht nur einen Namen
- Produktbeschreibung: Name, Modell, Spezifikation, Material, Farbe, Abmessungen — je konkreter, desto schwerer kann die Fabrik heimlich das Material austauschen
- Menge und Einheit: Menge, Maßeinheit (Stück/Sets/kg) und die zulässige Über-/Unterlieferungstoleranz (in der Regel ±5 %)
- Stückpreis und Währung: Stückpreis, Währung (USD/CNY) und ob der Preis inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer ist
- Gesamtbetrag: in Ziffern und in Worten (USD 12.340,00 / zwölftausenddreihundertvierzig US-Dollar) — Betragsfehler sind die häufigste Streitursache bei PIs
- Zahlungsbedingungen: Anzahlung in %, Restbetrag in % und wann der Restbetrag fällig wird (gegen Kopie des Konnossements (Bill of Lading)? nach bestandener Inspektion?) — diese Zeile entscheidet über die Sicherheit Ihres Geldes; siehe Falle 2
- Lieferzeit: Produktionszeit + Startpunkt (Eingang der Anzahlung? Freigabe des Musters? das Bestelldatum?) + voraussichtliches Versanddatum
- Incoterms: FOB/CIF/DDP usw. — legt fest, wer bis zu welchem Punkt verantwortlich ist und wo das Risiko auf Sie übergeht; siehe Falle 3
- Verpackung und Versandmarkierungen: Innenverpackung, Kartonmaße, Stückzahl pro Karton, Markierungsdetails (Empfänger/Auftragsnummer) — verhindert vermischte Sendungen und Mengenstreitigkeiten
- Gültigkeitsdauer: wie lange das Angebot gilt (in der Regel 15–30 Tage) — verhindert, dass die Fabrik später mit „gestiegenen Materialkosten” den Preis anhebt
Bonuspunkte: eine Gewährleistungsklausel (z. B. 12 Monate), eine Vertragsstrafenklausel (z. B. eine tägliche Strafe für verspätete Lieferung) und eine Streitbeilegungsklausel (Schiedsort / anwendbares Recht).
Welche 5 Vertragsfallen erwischen die meisten Käufer?
Falle 1: Vage Liefertermine — „in 15 Tagen versandt” ab wann?
„Versand innerhalb von 15 Tagen” auf einer PI ist dasselbe wie nichts zu schreiben. Was ist der Startpunkt? Eingang der Anzahlung? Musterfreigabe? Das Bestelldatum? Wir haben erlebt, wie aus „Lieferung in 30 Tagen” 45 Tage nach der Zahlung „wir zählen ab dem Eintreffen der Rohstoffe” wurde.
So machen Sie es richtig: „Produktion abgeschlossen und Versand innerhalb von 25 Tagen nach Eingang der 30 %-Anzahlung; für jeden Tag Verspätung eine Vertragsstrafe von 0,1 % des Gesamtauftragswerts.” Startpunkt, Tage und Strafe — alle drei sind unverzichtbar.
Falle 2: Zahlungsbedingungen ohne Bezug zur Inspektion — Sie zahlen den Restbetrag und entdecken danach die Mängel
Die klassische Falle: „30 % Anzahlung, 70 % vor dem Versand.” Auf dem Papier sieht das gut aus, aber wer entscheidet, was „vor dem Versand” heißt? Die Fabrik meldet die Ware als fertig und verlangt den Restbetrag; Sie zahlen; die Ware kommt mit Mängeln an — und die Fabrik hat keinerlei Anreiz, irgendetwas zu beheben.
So machen Sie es richtig: „30 % Anzahlung, 40 % nach bestandener Inspektion, 30 % gegen Kopie des Konnossements” (oder „Restbetrag vollständig nach der Inspektion”). Koppeln Sie den Restbetrag an das Inspektionsergebnis — dann nimmt die Fabrik Qualität ernst. Das ist der wirksamste Qualitätshebel beim Sourcing in China.
Falle 3: Falsche Incoterms — CIF bis zum Hafen ist keine Lieferung bis vor die Tür
Erstimporteure schätzen CIF am häufigsten falsch ein: Sie gehen davon aus, dass „cost, insurance, freight” (Kosten, Versicherung, Fracht) eine Lieferung bis vor die Tür bedeutet — dabei kommen Zollabfertigung im Hafen, Zölle und Anlieferung noch obendrauf. Bei FOB übernehmen Sie alles nach dem Verladen; bei CIF trägt der Verkäufer die Kosten bis zum Zielhafen (ohne Zollabfertigung und Anlieferung); DDP bedeutet verzollt und versteuert bis vor Ihre Tür geliefert.
Was ein Fehler kostet: Bei einem Auftrag über $20.000 kann der versteckte Unterschied zwischen CIF und DDP $3.000–5.000 ausmachen (Fracht, Zölle, Abfertigung, Anlieferung). Noch kein Spediteur? DDP bietet die am besten kalkulierbaren Gesamtkosten; mit eigenem Spediteur ist FOB am transparentesten. Die schlechteste Wahl ist CIF — für die Strecke ab Hafen ist niemand zuständig, und genau deshalb wird sie am leichtesten unterbudgetiert.
Falle 4: Unklare Beträge — RMB oder USD, inklusive Steuern oder nicht
„Stückpreis 50” — 50 wovon? RMB oder USD? Inklusive 13 % Mehrwertsteuer? Wer trägt Wechselkursschwankungen? Ohne diese Angaben legt beim Bezahlen jede Seite ihre eigene Auslegung zugrunde. Währung, steuerliche Behandlung und das Referenzdatum für den Wechselkurs müssen alle schriftlich festgehalten werden. Wir haben erlebt, dass ein RMB-Angebot, das zum Tageskurs in USD abgerechnet wurde, einen Käufer zusätzliche 3–5 % kostete.
Falle 5: Spezifikationen, die nur „gemäß freigegebenem Muster” sagen — ohne Nummer, ohne Datum
„Produktion gemäß freigegebenem Muster” — welches freigegebene Muster, und welche Version? Während der Entwicklung dreimal überarbeitet? Dieser Satz bedeutet nichts. Der richtige Ansatz: Tragen Sie Muster-Nummer und Freigabedatum in die PI ein und senden Sie der Fabrik die Fotos des freigegebenen Musters. Weicht die Serienproduktion davon ab, ist das das einzige Beweismittel, mit dem Sie argumentieren können.
Wann brauchen Sie einen formellen Vertrag?
Für die meisten Routinebestellungen reicht eine sauber ausgearbeitete PI. In vier Situationen empfehlen wir jedoch ausdrücklich, einen formellen Kaufvertrag aufzusetzen:
| Situation | Warum ein Vertrag nötig ist |
|---|---|
| Hoher Auftragswert (> $10.000) | Je größer der Auftrag, desto teurer ein Scheitern — nur ein Vertrag regelt die Haftung bei Vertragsverletzung |
| OEM-/Sonderfertigung | Zeichnungen, Werkzeuge und das Eigentum am geistigen Eigentum brauchen eine schriftliche Vereinbarung — eine PI kann das nicht abdecken |
| Geteilte / mehrere Sendungen | Menge, Zeitplan und Qualitätsabnahme müssen Charge für Charge vereinbart werden |
| Zahlung per Akkreditiv (L/C) | Banken verlangen, dass die Vertragsbedingungen mit den L/C-Bedingungen übereinstimmen, sonst verweigern sie die Zahlung |
Der formelle Vertrag muss nicht kompliziert sein — erweitern Sie einfach die 10 Felder der PI plus Gewährleistung, Haftung bei Vertragsverletzung und Streitbeilegung zu Klauseln.
Was prüft ein Sourcing-Agent für Sie in der Vertragsphase?
Viele Käufer glauben, ein Sourcing-Agent sei nur zum Finden von Produkten und Prüfen von Waren da. Tatsächlich ist die Vertragsphase der Punkt, an dem der Wert eines Agenten am meisten übersehen wird — und am konkretesten ist:
- PI-Prüfung: Feld für Feld — Betrag in Worten vs. Ziffern, Währung, Lieferstartpunkt, Incoterms. Die Detailprüfung, die Ihnen zu mühsam ist, übernimmt der Agent für Sie
- Chinesisch-Englisch-Abgleich: Wenn der chinesische Vertrag der Fabrik und Ihr englisches Verständnis auseinandergehen, vermittelt der Agent — damit „meine Annahmen” und „ihre Annahmen” nie auseinanderdriften
- Zahlung an Inspektion koppeln: die Verbindung zwischen Restbetrag und Inspektion in die Konditionen schreiben, damit der Qualitätshebel tatsächlich wirkt
- Muster- und Beweismanagement: Fotos des freigegebenen Musters, PI-Versionen und Chatverläufe archivieren — eine lückenlose Dokumentation für den Streitfall
- Lokale Durchsetzungskraft: Wenn eine Fabrik sich verspätet oder falsche Ware versendet, verhandelt ein Agent vor Ort — weitaus effektiver als Anrufe aus dem Ausland
FAQ
F: Zählt eine von beiden Seiten bestätigte PI als Vertrag? A: In der chinesischen Außenhandelspraxis wird eine von beiden Seiten bestätigte PI (Unterschrift / Stempel / schriftliche Bestätigung) als vertragliche Grundlage anerkannt — aber sorgen Sie für einen eindeutigen Bestätigungsakt: eine Antwort mit „bestätigt” oder eine gestempelte Rücksendung, kein mündliches OK, das sich kaum beweisen lässt.
F: Kann ich einfach eine PI verwenden und den formellen Vertrag weglassen? A: Bei Routinebestellungen ja. Bei Aufträgen mit hohem Wert, Sonderanfertigungen oder geteilten Sendungen ergänzen Sie einen formellen Vertrag (siehe oben). Das Prinzip: Je höher das Risiko, desto mehr Papier.
F: Wie hoch ist ein angemessener Anzahlungsprozentsatz? A: Branchenüblich sind 30 % Anzahlung und 70 % Restbetrag; bei Sonderanfertigungen oder Kategorien mit teuren Rohstoffen können es 40–50 % sein. Hüten Sie sich vor beiden Extremen: Weniger als 20 % können auf eine Fabrik ohne Selbstvertrauen hindeuten (oder auf einen Betrug, der auf kleine Beträge angelt); 100 % im Voraus sind mit ziemlicher Sicherheit Betrug.
F: Was, wenn die Fabrik nach Ausstellung der PI versucht, den Preis zu erhöhen? A: Prüfen Sie die Gültigkeitsdauer und die Preisbedingungen der PI. Sind sie vorhanden, kann die Fabrik den Preis innerhalb dieses Zeitraums nicht erhöhen; fehlen sie, wird verhandelt. Genau deshalb muss in der PI stehen „gültig für 15–30 Tage” — Vertragsdisziplin muss im Voraus schriftlich festgelegt werden; im Nachhinein lässt sie sich nicht herbeireden.
F: Wie gehe ich mit Auftragsänderungen um (Menge/Liefertermin)? A: Für jede Änderung brauchen Sie eine neu bestätigte PI oder eine unterschriebene Änderungsvereinbarung, aus der hervorgeht, was sich ändert und ab wann es gilt. Mündliche Absprachen über verschobene Termine oder Mengen sind nur Material für spätere Verleugnungen. Heften Sie die Änderungsvereinbarung zur ursprünglichen PI.
Welche nächsten Schritte folgen?
Eine klar formulierte PI ist die letzte Verteidigungslinie, bevor Sie zahlen: Sourcing-Stadt wählen (Guangzhou oder Yiwu) → Fabrikaudit → Muster → Vertrag/PI → Zahlung → Inspektion → Versand. Zu jedem Schritt gibt es in dieser Serie einen eigenen Leitfaden — siehe Guangzhou vs. Yiwu, den Fabrikaudit-Leitfaden, den Musterprozess-Leitfaden, wie Sie chinesische Lieferanten sicher bezahlen, die Inspektion vor dem Versand und Versand aus China.
Wir sitzen in Guangzhou; Konditionen verhandeln, PIs prüfen und Zahlungen an Inspektionen koppeln ist unser tägliches Geschäft. Brauchen Sie eine zweite Meinung zu Vertragskonditionen, eine PI-Prüfung vor der Zahlung oder möchten Sie den gesamten Prozess einem lokalen Team übergeben? Kontaktieren Sie uns — wir antworten innerhalb von 48 Stunden mit einem schriftlichen Angebot.
