En WeChat todo va bien con la fábrica: precio, cantidad y entrega, todo acordado. Entonces llega una PI para tu confirmación. Le echas un vistazo, respondes «OK» y haces la transferencia. Un mes después la mercancía sigue sin llegar. Desempolvas la PI para reclamar — y resulta que no hay ni fecha de entrega ni penalización por retraso. Tienes un papel que no prueba nada.
Hemos visto esta historia demasiadas veces. Cuando compras en China, la PI (factura proforma) es tu contrato: la mayoría de los pedidos nunca llegan a tener un contrato de venta formal en inglés, así que la PI confirmada es toda la base legal del trato. Cuanto más clara sea, más seguro está tu pedido. Con diez años en Guangzhou y miles de PI tramitadas a nuestras espaldas, esta guía cubre qué es una PI, los 10 campos que toda PI debe especificar, las 5 trampas que atrapan a la mayoría de los compradores, cuándo hace falta un contrato formal y qué revisa por ti un agente de sourcing.
¿Qué es realmente una PI y en qué se diferencia de una factura comercial?
Una PI es el documento de confirmación de la cotización que el proveedor envía al comprador antes de que comience la transacción real, en el que se ponen por escrito el producto, la cantidad, el precio, las condiciones de pago y la fecha de entrega acordados. Una vez que ambas partes la confirman (firma, sello o respuesta por escrito), tiene fuerza contractual en la práctica del comercio exterior chino.
Muchos compradores la confunden con la factura comercial (CI):
| Punto de comparación | PI (factura proforma) | CI (factura comercial) |
|---|---|---|
| Cuándo se emite | Antes del pedido/pago, para confirmar las condiciones | Después del envío / en el despacho de aduanas, para liquidar el pago |
| Propósito | Fija las condiciones: precio, entrega, método de pago | Registra la transacción: artículos enviados e importes |
| Valor legal | Actúa como contrato una vez que ambas partes la confirman | Prueba para la liquidación y el despacho aduanero |
| Quién la necesita | Confirmación del comprador + pago bancario (en algunos países) | Despacho de aduanas del destino, contabilidad del comprador |
Recuérdalo así: la PI es «primero se acuerda», la CI es «después se liquida». Antes de pagar, examina la PI; en el despacho, usa la CI.
¿Cuáles son los 10 campos que toda PI debe especificar?
Revisamos las PI contando primero los campos. ¿Tiene menos de los de esta lista? Pide al proveedor que la complete antes de pagar:
- Datos completos del comprador y del vendedor: nombre de la empresa, dirección registrada, persona de contacto, teléfono/correo — lo suficiente para identificar a la entidad legal, no solo un nombre
- Descripción del producto: nombre, modelo, especificación, material, color, dimensiones — cuanto más específica, más difícil que la fábrica cambie los materiales
- Cantidad y unidad: cantidad, unidad de medida (piezas/juegos/kg) y la tolerancia permitida de exceso o faltante en el envío (normalmente ±5%)
- Precio unitario y moneda: precio unitario, moneda (USD/CNY) y si el precio incluye o no impuestos
- Importe total: en números y en letras (USD 12,340.00 / Doce Mil Trescientos Cuarenta Dólares Estadounidenses) — los errores de importe son la causa número 1 de disputas en las PI
- Condiciones de pago: % de depósito, % de saldo y cuándo vence el saldo (¿contra copia del conocimiento de embarque? ¿después de pasar la inspección?) — esta línea decide la seguridad de tu dinero; ver Trampa 2
- Plazo de entrega: tiempo de producción + punto de partida (¿recepción del depósito? ¿confirmación de la muestra aprobada?) + fecha de envío prevista
- Incoterms: FOB/CIF/DDP, etc. — define quién es responsable hasta qué punto y dónde se transfiere el riesgo; ver Trampa 3
- Embalaje y marcas de envío: embalaje interior, dimensiones de la caja, unidades por caja, detalles de las marcas (destinatario/número de pedido) — evita envíos mezclados y disputas por cantidades
- Período de validez: cuánto tiempo se mantiene la cotización (normalmente 15–30 días) — impide que la fábrica suba el precio después con excusas de «aumento del coste de los materiales»
Puntos extra: una cláusula de garantía (p. ej., 12 meses), una cláusula de incumplimiento (p. ej., una penalización diaria por entrega tardía) y una cláusula de resolución de disputas (sede de arbitraje / ley aplicable).
¿Cuáles son las 5 trampas contractuales que atrapan a la mayoría de los compradores?
Trampa 1: Fechas de entrega vagas — «envío en 15 días», ¿a partir de cuándo?
«Envío en 15 días» en una PI es lo mismo que no escribir nada. ¿Cuál es el punto de partida? ¿La recepción del depósito? ¿La aprobación de la muestra? ¿La fecha del pedido? Hemos visto «entrega en 30 días» convertirse en «contamos desde que llegan las materias primas», 45 días después del pago.
La forma correcta: «Producción terminada y envío gestionado dentro de los 25 días siguientes a la recepción del depósito del 30%; por cada día de retraso, una penalización del 0.1% del valor total del contrato». Punto de partida, días y penalización: los tres son imprescindibles.
Trampa 2: Condiciones de pago desconectadas de la inspección — pagas el saldo y luego descubres los defectos
La trampa clásica: «30% de depósito, 70% pagado antes del envío». Sobre el papel parece bien, pero ¿quién decide el «antes del envío»? La fábrica declara la mercancía lista y pide el saldo; pagas; la mercancía llega defectuosa — y la fábrica no tiene ningún incentivo para arreglar nada.
La forma correcta: «30% de depósito, 40% después de pasar la inspección, 30% contra copia del conocimiento de embarque» (o «saldo completo después de la inspección»). Vincula tu saldo al resultado de la inspección y la fábrica se tomará la calidad en serio — la palanca de calidad más eficaz que existe al comprar en China.
Trampa 3: Incoterms equivocados — CIF en puerto ≠ entrega en tu puerta
Los importadores primerizos son los que peor juzgan el CIF, asumiendo que «coste, seguro y flete» significa puerta a puerta — y luego el despacho en puerto, los aranceles y la entrega son todo extras. Con FOB asumes todo a partir de la carga; con CIF el vendedor cubre hasta el puerto de destino (sin despacho ni entrega); DDP es entrega con aranceles pagados en tu puerta.
El coste de equivocarse: en un pedido de $20,000, la diferencia oculta entre CIF y DDP puede llegar a $3,000–5,000 (flete, aranceles, despacho, entrega). ¿Aún no tienes agente de carga? DDP da el coste total más controlable; con tu propio agente de carga, FOB es el más transparente. La peor opción es CIF — el tramo posterior al puerto no es de nadie, así que es el más fácil de subestimar en el presupuesto.
Trampa 4: Importes poco claros — ¿RMB o USD, con o sin impuestos?
«Precio unitario 50» — ¿50 de qué? ¿RMB o USD? ¿Incluye el IVA del 13%? ¿Quién absorbe las variaciones del tipo de cambio? Sin esto, a la hora de pagar cada parte interpreta a su manera. La moneda, el tratamiento fiscal y la fecha de referencia del tipo de cambio tienen que quedar por escrito. Hemos visto cotizaciones en RMB liquidadas al tipo de cambio del día en USD costarle al comprador un 3–5% extra.
Trampa 5: Especificaciones que solo dicen «según muestra aprobada» — sin número, sin fecha
«Producción según la muestra aprobada» — ¿qué muestra aprobada y qué versión? ¿La revisaron tres veces durante el desarrollo? Esta frase no significa nada. El enfoque correcto: pon el número de la muestra aprobada y la fecha de aprobación en la PI y envía las fotos de la muestra aprobada a la fábrica. Si la producción en masa no coincide, es la única prueba con la que puedes reclamar.
¿Cuándo necesitas un contrato formal?
Para la mayoría de los pedidos habituales, una PI bien redactada es suficiente. En cuatro situaciones, sin embargo, recomendamos encarecidamente añadir un contrato de venta formal:
| Situación | Por qué se necesita un contrato |
|---|---|
| Pedido de alto valor (> $10,000) | Cuanto mayor es el pedido, más caro es el fallo — solo un contrato cubre la responsabilidad por incumplimiento |
| Producción OEM / a medida | Los planos, los moldes y la propiedad intelectual necesitan acuerdo por escrito — una PI no puede contenerlos |
| Envíos divididos / múltiples | La cantidad, el calendario y la aceptación de la calidad deben acordarse lote por lote |
| Pago con carta de crédito (L/C) | Los bancos exigen que las cláusulas del contrato coincidan con los términos de la L/C, o se niegan a pagar |
El contrato formal no tiene que ser complicado — basta con ampliar los 10 campos de la PI y convertirlos en cláusulas, junto con la garantía, la responsabilidad por incumplimiento y la resolución de disputas.
¿Qué revisa por ti un agente de sourcing en la etapa del contrato?
Muchos compradores piensan que un agente de sourcing solo sirve para encontrar productos e inspeccionar mercancía. En realidad, la etapa del contrato es donde más se subestima el valor de un agente — y donde es más concreto:
- Revisión de la PI: comprobación campo por campo — importe en letras vs. en números, moneda, punto de partida de la entrega, Incoterms. Las minucias que preferirías saltarte, el agente las hace por ti
- Alineación chino-inglés: cuando el contrato chino de la fábrica y tu entendimiento en inglés no coinciden, el agente hace de mediador para que «yo asumí» y «ellos asumieron» nunca diverjan
- Vincular el pago a la inspección: dejar escrita la relación saldo-inspección en las condiciones, para que la palanca de calidad funcione de verdad
- Gestión de muestras y evidencias: archivar fotos de muestras aprobadas, versiones de PI y registros de chat — un rastro documental cuando surgen disputas
- Presión local: cuando una fábrica se retrasa o envía mercancía equivocada, un agente sobre el terreno negocia — mucho más eficaz que las llamadas desde el extranjero
FAQ
P: ¿Una PI confirmada por ambas partes cuenta como contrato? R: En la práctica del comercio exterior chino, una PI confirmada por ambas partes (firma / sello / confirmación por escrito) se reconoce como la base contractual — pero consigue una confirmación explícita: una respuesta de «confirmado» o una copia sellada devuelta, no un OK verbal, que es difícil de probar.
P: ¿Puedo usar solo la PI y saltarme el contrato formal? R: Para pedidos habituales, sí. Para pedidos de alto valor, a medida o con envíos divididos, añade un contrato formal (ver arriba). El principio: a mayor riesgo, más papeles.
P: ¿Qué porcentaje de depósito es razonable? R: La práctica del sector es 30% de depósito y 70% de saldo; los artículos a medida o con materias primas caras pueden llegar al 40–50%. Cuidado con ambos extremos: por debajo del 20% puede significar una fábrica sin confianza (o una estafa que pesca cantidades pequeñas); el 100% por adelantado es casi con seguridad fraude.
P: ¿Qué pasa si la fábrica intenta subir el precio después de emitida la PI? R: Revisa el período de validez y las condiciones de precio de la PI. Con ellos, la fábrica no puede subir el precio dentro de ese período; sin ellos, es negociación. Por eso la PI debe indicar «válida durante 15–30 días» — la disciplina contractual tiene que estar escrita de antemano; no puedes argumentarla después.
P: ¿Cómo gestiono los cambios del pedido (cantidad/fecha de entrega)? R: Cualquier cambio requiere una PI recién confirmada o una enmienda firmada que indique qué cambia y cuándo entra en vigor. Los acuerdos verbales para mover fechas o cantidades son solo material para negarlo después. Archiva la enmienda junto con la PI original.
¿Cuáles son los próximos pasos?
Una PI bien redactada es la última línea de defensa antes de pagar: elige tu ciudad de sourcing (Guangzhou o Yiwu) → auditoría de fábrica → muestras → contrato/PI → pago → inspección → envío. Cada paso tiene su propia guía en esta serie — ver Guangzhou vs Yiwu, la guía de auditoría de fábricas, la guía del proceso de muestras, cómo pagar a proveedores chinos de forma segura, la inspección previa al envío y el envío desde China.
Estamos ubicados en Guangzhou; negociar condiciones, revisar PIs y vincular el pago a la inspección es nuestro trabajo diario. ¿Necesitas una segunda opinión sobre las cláusulas del contrato, una PI revisada antes de pagar o todo el proceso en manos de un equipo local? Contáctanos — respondemos en un plazo de 48 horas con una propuesta por escrito.
