Tutto procede per il verso giusto su WeChat con la fabbrica: prezzo, quantità e consegna concordati — poi arriva una PI per la tua conferma. Dai un’occhiata, rispondi “OK” e fai il bonifico. Un mese dopo la merce non è ancora arrivata. Recuperi la PI per far valere le tue ragioni — e scopri che non c’è né una data di consegna né una penale per il ritardo. Hai in mano un pezzo di carta che non dimostra nulla.
Abbiamo visto questa storia troppe volte. Quando fai sourcing in Cina, la PI (fattura proforma) è il tuo contratto — la maggior parte degli ordini non ha mai un vero contratto di vendita in inglese, quindi la PI confermata è l’intera base giuridica dell’affare. Più è chiara, più il tuo ordine è al sicuro. Basandoci su dieci anni a Guangzhou e su migliaia di PI lavorate, questa guida spiega cos’è una PI, i 10 campi che ogni PI deve specificare, le 5 trappole in cui cade la maggior parte degli acquirenti, quando serve un contratto formale e cosa controlla per te un agente di sourcing.
Cos’è Davvero una PI: Fattura Proforma ≠ Fattura Commerciale
La PI è il documento di conferma del preventivo che il fornitore invia all’acquirente prima che inizi la transazione vera e propria, mettendo per iscritto prodotto, quantità, prezzo, condizioni di pagamento e data di consegna concordati. Una volta confermata da entrambe le parti (firma, timbro o risposta scritta), nella prassi del commercio estero cinese ha valore contrattuale.
Molti acquirenti la confondono con la fattura commerciale (CI):
| Punto di confronto | PI (Fattura Proforma) | CI (Fattura Commerciale) |
|---|---|---|
| Quando viene emessa | Prima dell’ordine/pagamento, per confermare i termini | Dopo la spedizione / in dogana, per regolare il pagamento |
| Scopo | Fissa i termini: prezzo, consegna, metodo di pagamento | Documenta la transazione: merce spedita e importi |
| Valore giuridico | Fa da contratto una volta confermata da entrambe le parti | Prova per il regolamento e lo sdoganamento |
| Chi la usa | Conferma dell’acquirente + pagamento bancario (in alcuni paesi) | Sdoganamento a destinazione, contabilità dell’acquirente |
Ricordala così: la PI serve ad “accordarsi prima”, la CI a “regolare dopo”. Prima di pagare, esamina la PI; in dogana, usa la CI.
I 10 Campi che Ogni PI Deve Specificare
Noi controlliamo le PI contando prima i campi. Ne manca qualcuno rispetto all’elenco qui sotto? Fai completare la fattura al fornitore prima di pagare:
- Dati completi di acquirente e venditore: ragione sociale, sede legale, referente, telefono/email — abbastanza da identificare la persona giuridica, non solo un nome
- Descrizione del prodotto: nome, modello, specifica, materiale, colore, dimensioni — più è dettagliata, più è difficile per la fabbrica sostituire i materiali
- Quantità e unità di misura: quantità, unità (pezzi/set/kg) e tolleranza consentita di sovra/sotto-spedizione (di solito ±5%)
- Prezzo unitario e valuta: prezzo unitario, valuta (USD/CNY) e se il prezzo è IVA inclusa o esclusa
- Importo totale: in cifre e in lettere (USD 12,340.00 / Twelve Thousand Three Hundred Forty US Dollars Only) — gli errori sugli importi sono la prima causa di contestazioni sulla PI
- Condizioni di pagamento: percentuale dell’acconto, percentuale del saldo e quando scade il saldo (contro copia della polizza di carico? dopo l’esito positivo dell’ispezione?) — questa riga decide la sicurezza del tuo denaro; vedi Trappola 2
- Tempi di produzione (lead time): tempo di produzione + punto di partenza (ricezione dell’acconto? conferma del campione approvato?) + data di spedizione prevista
- Incoterms: FOB/CIF/DDP, ecc. — definiscono chi è responsabile fino a quale punto e dove passa il rischio; vedi Trappola 3
- Imballaggio e marche di spedizione: imballo interno, dimensioni del cartone, pezzi per cartone, dettagli delle marcature (destinatario/numero d’ordine) — evita spedizioni miste e contestazioni sulle quantità
- Periodo di validità: per quanto tempo vale il preventivo (di solito 15–30 giorni) — impedisce alla fabbrica di alzare il prezzo in seguito con la scusa dell‘“aumento del costo dei materiali”
Punti bonus: una clausola di garanzia (es. 12 mesi), una clausola di inadempimento (es. una penale giornaliera per la consegna in ritardo) e una clausola di risoluzione delle controversie (sede arbitrale / legge applicabile).
Quali sono le 5 trappole contrattuali in cui cade la maggior parte degli acquirenti?
Trappola 1: Date di consegna vaghe — “spediamo in 15 giorni” a partire da quando?
“Spedizione entro 15 giorni” su una PI equivale a non scrivere nulla. Qual è il punto di partenza? La ricezione dell’acconto? L’approvazione del campione? La data dell’ordine? Abbiamo visto una “consegna in 30 giorni” trasformarsi in “contiamo da quando arrivano le materie prime” 45 giorni dopo il pagamento.
Il modo giusto: “Produzione completata e spedizione organizzata entro 25 giorni dalla ricezione dell’acconto del 30%; per ogni giorno di ritardo, penale dello 0,1% del valore totale del contratto.” Punto di partenza, giorni e penale: tutti e tre sono indispensabili.
Trappola 2: Condizioni di pagamento slegate dall’ispezione — paghi il saldo e poi trovi i difetti
La trappola classica: “30% di acconto, 70% pagato prima della spedizione”. Sulla carta sembra corretto, ma chi decide cosa significa “prima della spedizione”? La fabbrica dichiara la merce pronta e chiede il saldo; tu paghi; la merce arriva difettosa — e la fabbrica non ha alcun incentivo a sistemare nulla.
Il modo giusto: “30% di acconto, 40% pagato dopo l’esito positivo dell’ispezione, 30% contro copia della polizza di carico” (oppure “saldo completo dopo l’ispezione”). Lega il saldo all’esito dell’ispezione e la fabbrica prenderà la qualità sul serio — è la leva sulla qualità più efficace in assoluto nel sourcing dalla Cina.
Trappola 3: Incoterms sbagliati — CIF al porto ≠ consegna a casa tua
Chi importa per la prima volta sottovaluta soprattutto il CIF, pensando che “cost, insurance, freight” (costo, assicurazione e nolo) significhi consegna porta a porta — poi sdoganamento al porto, dazi e consegna finale sono tutti extra. Con il FOB ti accolli tutto dopo il carico; con il CIF il venditore copre fino al porto di destinazione (esclusi sdoganamento e consegna); il DDP è consegna sdoganata fino alla tua porta.
Quanto costa sbagliare: su un ordine da $20.000, la differenza nascosta tra CIF e DDP può arrivare a $3.000–5.000 (nolo, dazi, sdoganamento, consegna). Non hai ancora uno spedizioniere? Il DDP dà il costo totale più controllabile; con uno spedizioniere tuo, il FOB è il più trasparente. La scelta peggiore è il CIF — la tratta dopo il porto non appartiene a nessuno, ed è la più facile da sotto-budgetare.
Trappola 4: Importi poco chiari — RMB o USD, IVA inclusa o no
“Prezzo unitario 50” — 50 di cosa? RMB o USD? IVA al 13% inclusa? Chi assorbe le oscillazioni del cambio? Senza questi elementi, al momento del pagamento ognuno interpreta a modo suo. Valuta, trattamento fiscale e data di riferimento del tasso di cambio vanno tutti messi per iscritto. Abbiamo visto preventivi in RMB saldati al tasso USD del giorno costare all’acquirente un extra del 3–5%.
Trappola 5: Specifiche che dicono solo “come da campione approvato” — niente numero, niente data
“Produzione conforme al campione approvato” — quale campione approvato, e quale versione? Rivisto tre volte durante lo sviluppo? Questa frase non significa nulla. L’approccio giusto: metti numero e data del campione approvato sulla PI e invia le foto del campione approvato alla fabbrica. Se la produzione di serie non corrisponde, è l’unica prova con cui puoi discutere.
Quando serve un contratto formale?
Per la maggior parte degli ordini di routine, una PI ben fatta basta. In quattro situazioni, però, consigliamo vivamente di aggiungere un contratto di vendita formale:
| Situazione | Perché serve un contratto |
|---|---|
| Ordine di valore elevato (> $10.000) | Più grande è l’ordine, più costoso è un fallimento — solo un contratto copre la responsabilità per inadempimento |
| Produzione OEM / su misura | Disegni, stampi e proprietà intellettuale richiedono un accordo scritto — una PI non può contenerlo |
| Spedizioni frazionate / multiple | Quantità, tempi e accettazione della qualità vanno concordati lotto per lotto |
| Pagamento con lettera di credito (L/C) | Le banche esigono che i termini del contratto corrispondano a quelli della L/C, altrimenti rifiutano di pagare |
Il contratto formale non deve essere complicato: basta trasformare in clausole i 10 campi della PI più garanzia, responsabilità per inadempimento e risoluzione delle controversie.
Cosa controlla per te un agente di sourcing in fase di contratto?
Molti acquirenti pensano che un agente di sourcing serva solo a trovare prodotti e ispezionare la merce. In realtà, la fase del contratto è quella in cui il valore dell’agente è più sottovalutato — e più concreto:
- Revisione della PI: controlli campo per campo — importo in lettere contro cifre, valuta, punto di partenza della consegna, Incoterms. Le pignolerie che preferiresti evitare, le fa l’agente per te
- Allineamento cinese-inglese: quando il contratto cinese della fabbrica e la tua comprensione in inglese non coincidono, l’agente fa da mediatore perché “io avevo capito” e “loro avevano capito” non divergano mai
- Pagamento legato all’ispezione: mettere per iscritto il legame saldo-ispezione, così la leva sulla qualità funziona davvero
- Gestione di campioni e prove: archiviare le foto del campione approvato, le versioni della PI e i registri delle chat — una traccia documentale quando sorgono contestazioni
- Leva locale: quando una fabbrica è in ritardo o spedisce merce sbagliata, un agente sul posto negozia — con risultati ben migliori delle telefonate dall’estero
FAQ
D: Una PI confermata da entrambe le parti vale come contratto? R: Nella prassi del commercio estero cinese, una PI confermata da entrambe le parti (firma / timbro / conferma scritta) è riconosciuta come base contrattuale — ma esigi un atto di conferma esplicito: una risposta di “confermato” o una copia timbrata restituita, non un OK verbale, che è difficile da provare.
D: Posso usare solo la PI e saltare il contratto formale? R: Per gli ordini di routine, sì. Per ordini di valore elevato, su misura o con spedizioni frazionate, aggiungi un contratto formale (vedi sopra). Il principio: più alto è il rischio, più carta serve.
D: Qual è una percentuale di acconto ragionevole? R: La prassi di settore è 30% di acconto e 70% di saldo; per articoli su misura o categorie con materie prime costose si può arrivare al 40–50%. Attenzione a entrambi gli estremi: sotto il 20% può significare una fabbrica senza fiducia (o una truffa che pesca piccoli importi); il 100% in anticipo è quasi certamente frode.
D: E se la fabbrica prova ad alzare il prezzo dopo l’emissione della PI? R: Controlla il periodo di validità e le condizioni di prezzo della PI. Se ci sono, la fabbrica non può alzare il prezzo entro quel periodo; se non ci sono, si negozia. Ecco perché la PI deve dichiarare “valida 15–30 giorni” — la disciplina contrattuale va scritta in anticipo; non la si può far nascere con la discussione a posteriori.
D: Come gestisco le modifiche all’ordine (quantità/data di consegna)? R: Qualsiasi modifica richiede una nuova PI confermata o un addendum firmato che indichi cosa cambia e da quando ha effetto. Gli accordi verbali per spostare date o quantità sono solo materiale per eventuali smentite. Archivia l’addendum insieme alla PI originale.
Prossimi Passi
Una PI scritta con chiarezza è l’ultima linea di difesa prima di pagare: scegli la tua città di sourcing (Guangzhou o Yiwu) → audit della fabbrica → campionatura → contratto/PI → pagamento → ispezione → spedizione. Ogni fase ha la sua guida in questa serie — vedi Guangzhou vs Yiwu, la guida all’audit della fabbrica, la guida al processo di campionatura, come pagare i fornitori cinesi in sicurezza, l’ispezione pre-spedizione e la spedizione dalla Cina.
Siamo a Guangzhou; negoziare i termini, rivedere le PI e legare il pagamento all’ispezione è il nostro lavoro quotidiano. Ti serve un secondo paio d’occhi sui termini contrattuali, una PI da rivedere prima di pagare o l’intero processo in mano a un team locale? Contattaci — ti risponderemo entro 48 ore con una proposta scritta.
