В WeChat с фабрикой всё идёт гладко: цена, количество и сроки согласованы — и тут приходит PI на подтверждение. Вы пробегаетесь по нему глазами, отвечаете «ОК» и переводите деньги. Через месяц товара всё нет. Вы достаёте PI, чтобы предъявить претензию, — и обнаруживаете, что там нет ни даты поставки, ни штрафа за просрочку. В руках у вас бумажка, которая ничего не доказывает.
Мы видели эту историю слишком много раз. При закупках в Китае PI (проформа-инвойс) — это и есть ваш контракт: большинство заказов так и не получает формального контракта на продажу на английском, так что подтверждённый PI — единственная юридическая основа сделки. Чем чётче он составлен, тем безопаснее ваш заказ. Опираясь на десять лет работы в Гуанчжоу и тысячи обработанных PI, это руководство объясняет, что такое PI, какие 10 полей должны быть в каждом PI, какие 5 ловушек ловят большинство покупателей, когда нужен формальный контракт и что проверяет для вас агент по закупкам.
Что такое PI на самом деле и чем проформа-инвойс отличается от коммерческого инвойса?
PI — это документ-подтверждение котировки, который поставщик отправляет покупателю до начала реальной сделки: в нём фиксируются согласованные товар, количество, цена, условия оплаты и дата поставки. После подтверждения обеими сторонами (подпись, печать или письменный ответ) в практике китайской внешней торговли он приобретает силу контракта.
Многие покупатели путают его с коммерческим инвойсом (CI):
| Параметр сравнения | PI (Проформа-инвойс) | CI (Коммерческий инвойс) |
|---|---|---|
| Когда выставляется | До заказа/оплаты, для подтверждения условий | После отгрузки / при таможенном оформлении, для расчётов |
| Назначение | Фиксирует условия: цену, сроки, способ оплаты | Фиксирует факт сделки: отгруженные позиции и суммы |
| Юридический статус | Выполняет роль контракта после подтверждения обеими сторонами | Основание для расчётов и таможенного оформления |
| Кому нужен | Подтверждение покупателя + банковский платёж (в некоторых странах) | Таможня страны назначения, бухгалтерия покупателя |
Запомнить просто: PI — это «сначала договорились», CI — «потом рассчитались». Перед оплатой досконально проверяйте PI; при оформлении используйте CI.
Какие 10 полей должны быть в каждом PI?
Проверку PI мы начинаем с подсчёта полей. Полей меньше, чем в списке ниже? Пусть поставщик дополнит документ до того, как вы заплатите:
- Полные реквизиты покупателя и продавца: название компании, юридический адрес, контактное лицо, телефон/email — достаточно, чтобы идентифицировать юридическое лицо, а не просто название
- Описание товара: наименование, модель, спецификация, материал, цвет, размеры — чем конкретнее, тем сложнее фабрике подменить материалы
- Количество и единица измерения: количество, единица измерения (штуки/наборы/кг) и допустимое отклонение по пере-/недопоставке (обычно ±5%)
- Цена за единицу и валюта: цена за единицу, валюта (USD/CNY) и включён ли налог в цену
- Общая сумма: цифрами и прописью (USD 12,340.00 / Twelve Thousand Three Hundred Forty US Dollars Only) — ошибки в сумме — самая частая причина споров по PI
- Условия оплаты: процент предоплаты, процент остатка и когда выплачивается остаток (по копии коносамента? после прохождения инспекции?) — от этой строки зависит сохранность ваших денег; см. ловушку №2
- Срок изготовления: время производства + точка отсчёта (поступление предоплаты? подтверждение утверждённого образца?) + ожидаемая дата отгрузки
- Incoterms: FOB/CIF/DDP и т. д. — определяет, кто и до какого момента отвечает и в какой точке переходит риск; см. ловушку №3
- Упаковка и отгрузочные марки: внутренняя упаковка, размеры картонных коробок, количество в коробке, маркировка (грузополучатель/номер заказа) — защищает от смешанных отгрузок и споров о количестве
- Срок действия: как долго действует котировка (обычно 15–30 дней) — не позволит фабрике задним числом поднять цену под предлогом «роста стоимости материалов»
Бонусом: гарантийный пункт (например, 12 месяцев), пункт об ответственности за нарушение (например, ежедневный штраф за просрочку поставки) и пункт о разрешении споров (место арбитража / применимое право).
В какие 5 контрактных ловушек попадает большинство покупателей?
Ловушка 1: Размытые сроки поставки — «отгрузим за 15 дней», но от чего считать?
«Отгрузка в течение 15 дней» в PI — это то же самое, что ничего не написать. От какой даты считать? От поступления предоплаты? От утверждения образца? От даты заказа? Мы видели, как «поставка за 30 дней» через 45 дней после оплаты превращалась в «мы считаем с момента поступления сырья».
Как правильно: «Производство завершено и отгрузка организована в течение 25 дней с момента получения предоплаты 30%; за каждый день просрочки — штраф в размере 0,1% от общей суммы контракта». Точка отсчёта, срок и штраф — все три обязательны.
Ловушка 2: Условия оплаты не привязаны к инспекции — вы платите остаток, а потом находите дефекты
Классическая ловушка: «30% предоплата, 70% — до отгрузки». На бумаге выглядит нормально, но кто решает, что наступило «до отгрузки»? Фабрика объявляет товар готовым и просит остаток; вы платите; товар приходит с дефектами — и у фабрики нет ни малейшего стимула что-либо исправлять.
Как правильно: «30% предоплата, 40% — после успешной инспекции, 30% — по копии коносамента» (или «весь остаток после инспекции»). Привяжите остаток к результату инспекции — и фабрика начнёт относиться к качеству всерьёз; это самый действенный рычаг контроля качества при закупках в Китае.
Ловушка 3: Неверные Incoterms — CIF до порта ≠ доставка до вашей двери
Начинающие импортёры чаще всего неправильно оценивают CIF, полагая, что «cost, insurance, freight» — это доставка до двери; на деле портовое оформление, пошлины и доставка — всё это дополнительно. При FOB вы берёте на себя всё после погрузки; при CIF продавец отвечает до порта назначения (без оформления и доставки); DDP — это доставка до вашей двери с оплаченными пошлинами.
Цена ошибки: на заказе на $20,000 скрытая разница между CIF и DDP может достигать $3,000–5,000 (фрахт, пошлины, оформление, доставка). Экспедитора пока нет? DDP даёт самую предсказуемую общую стоимость; со своим экспедитором прозрачнее всего FOB. Худший выбор — CIF: участок после порта не закреплён ни за кем, поэтому его проще всего недооценить в бюджете.
Ловушка 4: Непонятные суммы — юани или доллары, с налогом или без
«Цена за единицу 50» — 50 чего? Юаней или долларов? НДС 13% включён? Кто берёт на себя колебания курса? Без этих уточнений в момент оплаты каждый трактует условия по-своему. Валюта, налоговый режим и дата фиксации курса — всё это должно быть зафиксировано письменно. Мы видели, как котировки в юанях, оплаченные по курсу доллара на день платежа, обходились покупателю на 3–5% дороже.
Ловушка 5: Спецификация «по утверждённому образцу» — без номера и даты
«Производство в соответствии с утверждённым образцом» — какой именно образец и какой версии? Его трижды дорабатывали на этапе разработки? Эта фраза не значит ничего. Правильный подход: внесите в PI номер утверждённого образца и дату утверждения, а фото образца отправьте фабрике. Если серийная партия не совпадёт с образцом, это будет единственное доказательство, которым вы сможете оперировать.
Когда нужен формальный контракт?
Для большинства обычных заказов хорошо составленного PI достаточно. Но в четырёх ситуациях мы настоятельно рекомендуем добавить формальный контракт на продажу:
| Ситуация | Зачем нужен контракт |
|---|---|
| Крупная сумма заказа (> $10,000) | Чем крупнее заказ, тем дороже ошибка — только контракт покрывает ответственность за нарушение обязательств |
| OEM / кастомное производство | Чертежи, оснастка и права на интеллектуальную собственность требуют письменного соглашения — PI этого не вмещает |
| Раздельные / несколько отгрузок | Количество, сроки и приёмка по качеству должны согласовываться по каждой партии |
| Оплата аккредитивом (L/C) | Банки требуют, чтобы условия контракта соответствовали условиям L/C, иначе они отказываются платить |
Формальный контракт не обязан быть сложным — достаточно развернуть 10 полей PI плюс гарантию, ответственность за нарушение и порядок разрешения споров в отдельные пункты.
Что проверяет для вас агент по закупкам на этапе контракта?
Многие покупатели считают, что агент по закупкам нужен только для поиска товаров и инспекции. На самом деле этап контракта — это то место, где ценность агента недооценивают больше всего, — и где она наиболее конкретна:
- Проверка PI: поле за полем — сумма прописью и цифрами, валюта, точка отсчёта сроков поставки, Incoterms. Ту мелочную придирчивость, которой вам не хочется заниматься, агент берёт на себя
- Сверка китайской и английской версий: когда китайский контракт фабрики и ваше понимание на английском расходятся, агент выступает посредником, чтобы «я так понял» и «они так поняли» никогда не разошлись
- Привязка оплаты к инспекции: связь остатка с результатом инспекции вписывается прямо в условия, чтобы рычаг контроля качества реально работал
- Работа с образцами и доказательствами: архив фото утверждённых образцов, версий PI и переписки — документальный след на случай спора
- Местный рычаг влияния: когда фабрика срывает сроки или отгружает не тот товар, агент на месте ведёт переговоры — это работает куда эффективнее, чем звонки из-за границы
FAQ
В: Считается ли подтверждённый обеими сторонами PI контрактом? О: В практике китайской внешней торговли PI, подтверждённый обеими сторонами (подпись / печать / письменное подтверждение), признаётся контрактной основой сделки — но добейтесь явного подтверждения: ответ «подтверждаю» или возвращённая копия с печатью, а не устное «ок», которое сложно доказать.
В: Можно ли обойтись одним PI и не заключать формальный контракт? О: Для обычных заказов — да. Для крупных заказов, кастомных заказов или заказов с раздельной отгрузкой добавьте формальный контракт (см. выше). Принцип простой: чем выше риск, тем толще документы.
В: Какой процент предоплаты можно считать разумным? О: Отраслевая практика — 30% предоплаты и 70% остатка; для кастомных товаров и категорий с дорогим сырьём встречается и 40–50%. Опасайтесь обеих крайностей: предоплата ниже 20% может означать фабрику без уверенности в себе (или мошенников, собирающих по мелочи); 100% предоплата — почти наверняка обман.
В: Что делать, если фабрика пытается поднять цену после выставления PI? О: Проверьте срок действия PI и ценовые условия. Если срок указан, в его пределах фабрика не может поднять цену; если нет — начинаются переговоры. Именно поэтому в PI должно быть написано «действителен 15–30 дней»: контрактную дисциплину нужно зафиксировать заранее — задним числом её не отстоишь.
В: Как оформлять изменения заказа (количество, дата поставки)? О: Любое изменение требует нового подтверждённого PI или подписанного дополнения, где указано, что именно меняется и с какого момента. Устные договорённости о переносе сроков или изменении количества — просто материал для будущих отказов. Храните дополнение вместе с исходным PI.
Следующие шаги
Чётко составленный PI — последний рубеж защиты перед оплатой: выберите город закупок (Гуанчжоу или Иу) → аудит фабрики → образцы → контракт/PI → оплата → инспекция → отгрузка. Каждому этапу в этой серии посвящено отдельное руководство — см. Гуанчжоу или Иу, гид по аудиту фабрики, гид по процессу работы с образцами, как безопасно платить китайским поставщикам, предотгрузочную инспекцию и отгрузку из Китая.
Мы работаем в Гуанчжоу; согласование условий, проверка PI и привязка оплаты к инспекции — наша повседневная работа. Нужен второй взгляд на условия контракта, проверка PI перед оплатой или полная передача процесса местной команде? Свяжитесь с нами — ответим в течение 48 часов с письменным предложением.
